B2BMasterНовые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 года
С 1 июля 2018 года в России вступил в силу новый ГОСТ, который содержит новые требования к оформлению документов. Одно из наиболее серьезных изменений по сравнению с прошлым стандартом – заверение копий трудовых книжек сотрудников. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 года: требования нового ГОСТ.
Как поменяются правила заверения копий трудовых книжек с 1 июля 2018 года
Одно из наиболее серьезных заметных отличий обновленного ГОСТ – сейчас вместо 1 варианта заверения копий будет 2, в соответствии с тем, для чего сотруднику требуется копия трудовой.
Копии трудовой можно снимать для внутреннего использования в организации или для предоставления их в иные организации (например, сотруднику планирует брать кредит в банке или оформлять какие-либо льготы/пособия).
Учтите, что сотрудник не обязан сообщать, зачем ему необходима копия трудовой и куда именно он планирует ее представлять! А вот работодатель обязан предоставлять подобную копию в 3-дневный срок после подачи заявления сотрудником.
Копии трудовых книжек для внутреннего использования возможно продолжать заверять по старым правилам. Под реквизитом подпись ставят такие отметки:
- пишется слово «Верно»,
- указывается должность лица, заверившего копию,
- ставится собственная подпись данного лица,
- в скобках пишется расшифровка подписи – фамилия и инициалы,
- указывается дата заверения копии.
Кроме приведенных обязательных данных возможно также указание того, что сотрудник на данный момент продолжает работать в этом месте.
Если копия занимает несколько листов, то каждый лист нумеруется. Номер страницы ставится сверху по центру. Расстояние от края листа должно быть не менее 1 см.
Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам для предоставления в стороннюю организацию
Кроме того, что сотрудник может запросить копию трудовой для банка, органы социальной защиты, для другого работодателя и пр., копия данного документа может оказаться нужной для самой организации-работодателя. Скажем, если она подает заявление на возмещение выплаченных пособий.
Основное изменение, появившееся в новом ГОСТ в плане заверения копий трудовых книжек для предоставления в сторонние организации – сейчас необходимо указывать, где хранится оригинал трудовой.
Копия в этом случае заверяется следующим образом:
- Ставятся все нужные реквизиты, как и в случае с копиями для внутреннего пользования: от слова «Верно» до даты заверения.
- Указывается место хранения оригинала трудовой. Пишется фраза «Подлинник документа находится в ООО «Труд» в деле №50 за 2017 год» (пишутся нужные сведения).
- Если у организации есть печать, ее тоже требуется ставить. Причем она не должна захватывать собственноручную подпись лица, заверявшего копию.
Обязателен ли новый ГОСТ к применению
Новый ГОСТ по оформлению документов, как и большая часть прочих стандартов, носит рекомендательный характер. Естественно, что вы можете совсем не обращать на него внимания и в формальном смысле это не будет нарушением.
Тем не менее, стандарты в подобных ситуациях для этого и принимаются, дабы все организации опирались на них и вели документооборот по одним правилам.
А значит, лучше держаться обновленных правил, в особенности, если копия трудовой делается для сторонней организации. Это станет и неким уважительным жестом по отношению к сотрудникам той организации.
Новый стандарт будет обязателен для организации лишь в случае, если правила вступившего в силу с 1 июля 2018 года ГОСТ непосредственно прописаны как обязательные внутренним приказом/распоряжением руководства. В таком случае кадровые сотрудники имеют право заверять копию трудовой только по новым правилам, вступившим в силу 1 июля 2018 года.