Как выбрать кассовый аппарат

Продавец должен выдавать кассовый чек и иметь кассовый аппарат, который документирует все совершаемые операции купли-продажи. Кассовая лента хранится в магазине в течение нескольких лет и может быть запрошена при проверке в налоговые органы. По этой причине у многих коммерсантов возникает вопрос, как выбирается кассовый аппарат так, чтобы он соответствовал всем предъявляемым требованиям.

Выбор кассового аппарата

Во время осуществления покупок каждый покупатель получает кассовый чек. Он является документом, который подтверждает сделку и дает право обратиться к продавцу в случае брака или обмена товара согласно законодательству. В законе о торговле предусмотрены случаи, когда кассовые чеки могут отсутствовать. К ним относится торговля в открытых прилавках или киосках, выдача товарных чеков, которые соответствуют стандартам.

Виды кассовых аппаратов

Развитие контрольно-кассовой техники имеет свою историю и ряд лучших представителей. Если Вам требуется данный аппарат, то необходимо обращать внимание только на модели, которые занесены в госреестр. Они отличаются наличием электронной кассовой защищенной лентой. Иначе она называется ЭКЗЛ. Наличие данной ленты на аппарате можно проверить по маркировке. На нем должна быть нанесена буква К.

ЭКЛЗ, или как она расшифровывается электронная кассовая лента защищенная, представляет собой раздел памяти, который предназначается для хранения информации обо всех проводимых операциях. Данный блок требует регулярной замены. Она осуществляется после согласования с налоговой инспекцией один раз в год. Замена производится в центрах технического обслуживания контрольно-кассовых аппаратов. Документы о замене в обязательном порядке предоставляются налоговой инспекции, после чего в паспорте кассовой машины делается соответствующая пометка.

Выбор модели отличается в зависимости от вида коммерческой деятельности. Для торговли в магазинах, ресторанах или отелях используются отличные друг от друга кассы. Определить, к какому виду деятельности относится тот или иной аппарат, можно из приложения к государственному реестру контрольно-кассовой техники.

Вся кассовая техника подразделяется на несколько видов по сложности выполняемых операций.

• Простейшие кассы с минимумом функций. Они относятся к автономным или пассивным системам.
• Более сложные модели. Отличаются возможностью работать в совокупности с персональным компьютером. Относятся к категории активных систем или фискальных регистраторов. Такие кассы можно устанавливать в магазинах с большой проходимостью и высоким товарообменом. Базовая стоимость активных кассовых аппаратов начинается от 20-30 тысяч рублей.

Что влияет на выбор кассового аппарата?

Если говорить о том, как выбрать кассовый аппарат, то тут необходимо учитывать множество тонкостей и нюансов.

• Цель покупки и род коммерческой деятельности. Выбор кассового аппарата начинается с определения рода выполняемых им задач. Если магазин отличается небольшими габаритами, то подойдут небольшие кассы. Для крупнопотоковых торговых центров потребуется установка регистраторов с активной системой, которые подключены к единой базе товаров. Если деятельность носит мобильный характер, то кассы должны отличаться легкостью и возможностью переноски. К такой коммерции относится курьерская доставка. Для нее требуется печатать чек на месте. Это можно выполнить только с помощью портативной кассы, небольших размеров. Самый маленькой аппарат весит всего 900 грамм.
• Место размещения контрольно-кассового аппарата. При выборе учитывается такой показатель, как место. Если магазин не отличается просторной витриной или имеет ограниченное пространство, то следует выбирать из стационарных касс среднего размера. Наиболее популярными сериями данного сегмента являются Микро и Орион.
• Подключение к сети электропитания. Важно учитывать наличие бесперебойной сети электропитания или дополнительные источники электроснабжения для касс. При отключении электроэнергии стационарные модели не работают, а некоторые блокируются. В некоторых случаях рекомендуется предусмотреть дублирующий аппарат, который работает от автономных источников питания.
• Если в магазине имеется большое количество работников, то специалисты рекомендуют выбирать кассовые аппараты с опцией число работников. Она позволяет отследить работу каждого сотрудника.
• Наличие базы памяти. Даже простые модели обладают памятью, позволяющей создать базу товаров или услуг, для более детальной отчетности. В моделях среднего сегмента она может составлять до 100 наименований.
• Скорость печати чека. При работе с большим объемом наименований этот параметр становится важным. Его следует учитывать, когда требуется увеличить на кассе пропускную способность. Самой большой скоростью обладают фискальные регистраторы. Они позволяют печатать от 40 строк в секунду. Средним считается показатель в 8 строк в секунду. Он подходит для средней розничной торговли.
• Возможность подключения внешних устройств. Большинство моделей кассовых аппаратов среднего сегмента могут быть оснащены дополнительными весами и считывателем штрих-кода. Наличие периферийных устройств подходит для работы в продуктовых магазинах и значительно ускоряет работу кассира. Активные кассовые аппараты верхней ценовой категории позволяют осуществить подключение к персональному компьютеру с установленной на нем базой данных товаров и услуг магазина.
• Температурные режимы работы. Этот пункт следует учитывать, если планируется работать в помещениях с перепадами температур или на открытом воздухе.

Бюджетный выбор кассового аппарата

Когда предприниматель только начинает свою деятельность, его волнует вопрос: как выбрать кассовый аппарат с минимальными затратами. Экономии при покупке кассы можно добиться, если приобретать его в ТЦО и одновременно заключать договор на обслуживание оборудования. Такая операция дает скидку в размере до 2 тысяч рублей. Помимо этого компания сама проводит регистрацию устройства в налоговых органах. Но такой вариант подходит, если нужна распространенная модель, так как выбор в таких компаниях значительно ограничен.

В случае начала коммерческой деятельности можно использовать контрольно-кассовую технику, взятую в аренду. В данном случае необходимо обратить внимание на наличие регистрации в налоговых органах. Она должна быть снята на предыдущем месте и сделана заново в Вашей налоговой инспекции.

При покупке можно взять аппарат с минимальным необходимым для Вашей деятельности набором функций. Не стоит приобретать слишком мощный или многофункциональный аппарат, если у Вас предполагается средний или низкий товарооборот.

На что стоит обратить внимание при использовании кассового аппарата.

Как уже оговаривалось, кассовый аппарат по своему функционалу должен соответствовать требованиям осуществляемой торговой деятельности. Помимо перечисленных функций он должен обладать возможностью аннулирования чеков. Это необходимо в случае, если пробит лишний товар или выписан неправильный чек. Если такой опции нет, то на выданных чеках проставляются печати о том, что они погашены. Это может создать трудности или внести неясности в отчетность.

Если на торговом месте установлена контрольно-кассовая техника, но она не используется, либо ее тип не соответствует проводимым операциям, это может привести к наложению штрафа на индивидуального предпринимателя. Штрафом облагаются предприниматели, которые не установили в положенные сроки кассовые аппараты или не произвели их регистрацию в налоговых органах.

На торговой точке не допускается применение техники, не включенной в государственный реестр и не обладающей фискальной памятью. Также недопустимым является использовать аппараты с поврежденными блоками памяти.

Во время проверки штраф может быть выписан индивидуальному предпринимателю, который проводит через кассовые аппараты меньшие суммы, чем заявлено на ценнике. Если на контрольно-кассовой технике нарушены или отсутствуют пломбы, это может быть причиной наложения штрафа на предпринимателя и поводом для прекращения его деятельности. В большинстве случаев наказание накладывается на индивидуального предпринимателя.